[Estudo de Caso] Motociclo automatiza gestão de transportes com GKO FRETE, aumenta para 93% o desempenho nas entregas e reduz em 5,65% os fretes pagos
Impulsionada pelo aquecimento dos negócios, a Motociclo migrou de processos manuais para totalmente automatizados com o GKO FRETE. Estabeleceu indicadores de desempenho para transportadoras e passou a acompanhar diariamente as entregas e suas ocorrências.
São Paulo junho de 2020 – Reconhecido como um dos grandes atacadistas nacionais de peças, pneus e acessórios para motos, a Motociclo comemora os resultados positivos que a adoção do GKO FRETE tem proporcionado à sua gestão de fretes. O GKO FRETE é o carro chefe do portfólio da GKO Informática, empresa que desenvolve e dá suporte à implantação de soluções de base tecnológica na área de logística e gestão de fretes para embarcadores.
Com 40 anos de atuação no mercado, sede no Espírito Santo e filiais em São Paulo e Santa Catarina, a Motociclo pertence ao Grupo Motociclo, composto por mais duas empresas que atuam em importação, logística, comercialização e distribuição. A chegada do GKO FRETE ao Grupo veio através de um de seus sócios, aproveitando que a Motociclo tinha necessidade de melhorar seus processos de gestão de fretes com o crescimento dos negócios em torno de 20%, no início dos anos 2000.
“O fluxo de pagamento de fretes era elevado e as auditorias eram feitas por amostragem, não contávamos com sistema para controle. Não havia, inclusive, controle de documentação como NFs e CTEs”, revela Luis Henrique da Silva, coordenador de Sistemas da Motociclo que participou do processo de implantação do GKO FRETE e faz sua gestão até hoje.
O processo de implantação levou três meses, e trabalhou-se internamente para promover total aderência entre o GKO FRETE e todos os sistemas de gestão utilizados pela Motociclo. Silva explica que foram criadas interfaces possibilitando a total automatização da inserção de dados no ERP da empresa e foi iniciado um processo de padronização de documentos e transmissão de dados via EDI para atender ao padrão Proceda, antes não adotado pelas transportadoras.
“O momento mais importante que vivemos foi a implantação do GKO FRETE. A empresa criou o setor Transportes para realizar a gestão dos fretes, atividade que antes era descentralizada e vários profissionais faziam uma parte do processo. Anteriormente a essa mudança, a auditoria era feita por amostragens, com auxílio de planilhas de cálculos, totalmente manuais”, conta Silva.
Resultados e evolução
Com a transformação interna em pleno avanço, a Motociclo sentiu a diferença em suas operações e um dos destaques foi na nova relação que pode estabelecer com as transportadoras. O GKO FRETE proporcionou uma série de ferramentas que facilitou medir, através de indicadores de desempenho, a eficiência, custos e nível de serviço prestado pelas transportadoras.
Com a automatização das operações de digitação dos CTEs e faturas, houve redução expressiva do tempo gasto em operações manuais e uma série de padrões foram criados para facilitar a comunicação entre Motociclo e transportadoras – um exemplo foi o envio de EDIs pelas transportadoras à empresa. Atualmente, são 32 transportadoras para distribuição de produtos em todo o Brasil, sendo 12 delas em esquema de redespacho, e todas transmitem dados via EDI padrão Proceda (um padrão GKO).
“Com o tempo, o GKO FRETE disponibilizou a comunicação XML (web services), reduzindo ainda mais o tempo e a margem de erros de digitação”, acrescenta Silva.
As ferramentas para medir o desempenho das transportadoras quanto a nível de serviço e, como desdobramento, o monitoramento das entregas de produtos aos clientes, são parte da realidade operacional da Motociclo. Existe um acompanhamento diário das entregas e suas ocorrências, é possível visualizar desempenho de transportadoras por região e existe, ainda, uma integração das informações de campo com o SAC de tal forma que, em possíveis chamadas de clientes, pode-se agir proativamente na solução de problemas – com isso, a empresa reduziu em mais de 50% o número de reclamações.
“Como resultados mais expressivos de nossa operação com o GKO FRETE, eu descreveria o aumento do nível de desempenho de entregas no prazo, que antes estava em torno de 70% e, atualmente, alcançou 93%”, conta o coordenador de Sistemas da Motociclo. “Também conseguimos utilizar o recurso de simulação para escolha do melhor custo-benefício na seleção de transportadoras, obtendo a redução do custo de fretes em torno de 5,65% e, adicionalmente, com a automatização do processo de escrituração dos CTEs no Livro Fiscal, eliminamos a impressão de mais de 4.000 CTEs/mês e conferência dos dados fiscais e arquivamento físico dos CTEs”.
O profissional reforça, ainda, que a Motociclo comemora o estabelecimento de uma auditoria eficaz de faturas a serem pagas às transportadoras, não permitindo cobranças indevidas ou não autorizadas previamente pela empresa e que, desde junho de 2019, está em curso a implantação da gestão de sinistros através do documento de débito.
“Com o GKO FRETE sentimos que aumentou o nível de confiança Motociclo-transportadoras-cliente final (lojas). A equipe GKO Informática é imbatível, tanto em termos de atendimento, até sócios da empresa se envolveram no processo, quanto em termos de estar abertos para o desenvolvimento do software e aderência plena do sistema aos nossos processos, reduzindo problemas e mirando sempre a evolução dos nossos negócios”, encerra Luis Henrique da Silva, coordenador de Sistemas da Motociclo.
